Studium przypadku: Jak zaoszczędziliśmy 18 godzin tygodniowo i przyspieszyliśmy wysyłkę o 320% dzięki ERP na miarę
Kompleksowa analiza cyfryzacji firmy logistyczno-handlowej: zastąpienie nieczytelnego Excela nowoczesnym webowym systemem ERP na Next.js.
Stan wyjściowy: Dynamiczny wzrost i współdzielony Excel, który przestał wystarczać
Firma dystrybucyjno-serwisowa mierzyła się z typowym wyzwaniem rozwijających się przedsiębiorstw: liczba zleceń i pracowników rosła, ale narzędzia pozostały niezmienione od pięciu lat.
Działalność opierała się na plikach Excela, papierowych dokumentach magazynowych i programie księgowym, do którego codziennie ręcznie wprowadzano dziesiątki faktur. Zespół tracił godziny na weryfikację stanów i ustalanie, kto przyjął dane zlecenie.
„Najgorsze było to, że musieliśmy wstrzymywać przyjmowanie większych zamówień, bo nie mieliśmy pewności, czy towar jest na magazynie i czy zdążymy go skompletować.”
3 główne bariery rozwoju firmy
- Wielokrotne wprowadzanie tych samych danych: Kopiowanie danych z formularza do oferty, potem do Excela, a na końcu do systemu księgowego.
- Brak rzetelnego wglądu w stany magazynowe: Handlowcy w terenie obiecywali terminy dostaw towaru zarezerwowanego już dla innych klientów.
- Ciągłe telefony od klientów: Pytania „Kiedy dotrze przesyłka?” paraliżowały pracę działu obsługi.
Porównanie: Dawne procedury vs. Dedykowany system Foxmate
| Proces w firmie | Przed wdrożeniem (Excel i papier) | Po wdrożeniu systemu na miarę |
|---|---|---|
| Przyjęcie i potwierdzenie zamówienia | 35 minut (maile, telefony, wpis do tabeli) | 2 minuty (automatyczny import i potwierdzenie jednym kliknięciem) |
| Weryfikacja stanów magazynowych | Wycieczka na magazyn lub telefon do magazyniera | Rzeczywisty stan w czasie rzeczywistym na telefonie lub tablecie |
| Ekspedycja i etykiety kurierskie | Ręczne wpisywanie danych na stronach kurierów | Automatyczny wydruk listu przewozowego po zeskanowaniu kodu |
| Informowanie klienta o przesyłce | Ręczne pisanie maili z numerem paczki | Automatyczny SMS i e-mail przy każdej zmianie statusu |
| Księgowanie i rozliczanie płatności | Ręczna weryfikacja wyciągów (1–2 h dziennie) | Automatyczne parowanie wpłat przez bankowe API |
Jak zbudowaliśmy system dedykowany
Zamiast drogiego oprogramowania pudełkowego z opłatami za każdego użytkownika, stworzyliśmy nowoczesną aplikację webową dopasowaną do realnych potrzeb firmy:
- Przejrzysty interfejs (Next.js & React): Działa bezbłędnie na komputerach w biurze oraz na tabletach w magazynie.
- Wydajna baza danych (PostgreSQL): Błyskawiczne odpowiedzi, bezpieczeństwo danych i brak awarii przy pracy całego zespołu.
- Automatyczna integracja z księgowością: Faktury, kontrahenci i stany magazynowe synchronizują się dwukierunkowo.
- Bankowe API: Zaksięgowanie wpłaty natychmiast generuje sygnał do magazynu o możliwości wysyłki.
Wdrożenie krok po kroku (7 tygodni)
- Tydzień 1–2: Mapowanie procesów z pracownikami biura i magazynu.
- Tydzień 3–5: Budowa architektury i integracja z bankiem, kurierami i księgowością.
- Tydzień 6: Migracja 12 000 rekordów z Excela i szkolenie zespołu.
- Tydzień 7: Uruchomienie produkcyjne z bezpośrednim wsparciem na miejscu.
Wymierny zwrot z inwestycji (ROI)
Dzięki zaoszczędzeniu 18 godzin pracy tygodniowo i eliminacji pomyłek magazynowych firma oszczędza <strong>ponad 100 000 zł rocznie</strong>. Koszt wdrożenia zwrócił się w niecałe 5 miesięcy.
System, który rośnie razem z Twoją firmą
Największą zaletą rozwiązania Foxmate jest 100% praw własności do kodu i bazy danych. Brak opłat licencyjnych za kolejnych użytkowników pozwala na elastyczną rozbudowę o nowe moduły w przyszłości.
Chcesz podobnie przyspieszyć procesy w swojej firmie?
Skonsultuj projekt
Adam Bešina
Założyciel & Lead Developer
„Moja wizja jest prosta: eliminować zbędną rutynę manualną, porządkować chaos i tworzyć oprogramowanie, które realnie oszczędza firmom czas i pieniądze.”
Zobacz cały profilPowiązane artykuły i wiedza
Jak bardzo wdrożyć AI w firmie: Gdzie oszczędzi dziesiątki godzin, a gdzie lepiej jej nie dopuszczać
Zapytaj dziś dziesięciu właścicieli firm o sztuczną inteligencję, a usłyszysz dwie skrajne odpowiedzi. Dowiedz się, gdzie AI przynosi realny zwrot z inwestycji, a gdzie kontrola człowieka jest konieczna.
Reklama w ChatGPT i Gemini: Kiedy się opłaca, ile kosztuje i jak ją uruchomić
Sposób, w jaki ludzie szukają dostawców i produktów w internecie, przechodzi największą transformację od 20 lat. Klienci coraz częściej pomijają klasyczne linki i pytają asystentów AI.
5 sygnałów, że Twoja firma wyrosła z arkuszy Excel (I jak bezpiecznie przenieść dane)
Współdzielony Excel jest świetny na początku. Gdy jednak pracuje w nim równocześnie ponad 5 osób, staje się największym hamulcem zysku i rozwoju Twojej firmy.