Případová studie: Jak jsme firmě ušetřili 18 hodin týdně a zrychlili expedici o 320 % díky ERP na míru

Výchozí stav: Rychlý růst a sdílený Excel, který už nestačil

Když jsme se poprvé potkali s majitelem distribuční a servisní firmy, řešili situaci, kterou zná většina rostoucích firem v Česku: zakázek i lidí přibývalo, ale systém zůstával stejný jako před pěti lety.

Celý provoz stál na sdílené tabulce v Excelu, papírových formulářích ve skladu a účetním programu, do kterého asistentka denně ručně přepisovala desítky faktur a dodacích listů. Lidé trávili hodiny hledáním zapadlých informací, telefonováním mezi kanceláří a skladem a dohledáváním, kdo vlastně co objednal.

„Nejhorší bylo, že jsme museli brzdit příjem větších zakázek jen proto, že jsme si nebyli jistí, jestli máme materiál na skladě a jestli to stihneme vyexpedovat včas.“

3 hlavní problémy, které firmu brzdily

• Ruční přepisování stejných dat: Informace z poptávkového formuláře se ručně kopírovala do nabídky, po schválení znovu do Excelu a nakonec ještě jednou do účetnictví.
• Chybějící přehled o reálném stavu skladu: Obchodníci v terénu neměli aktuální data a často slíbili termín dodání zboží, které už bylo rezervované pro jiného zákazníka.
• Zbytečné telefonáty zákazníků: Lidé neustále volali na dispečink s dotazem „Kdy mi to dorazí?“, což odvádělo dispečery od organizace práce.

Jak jsme systém postavili

Místo nákupu těžkopádného krabicového softwaru s drahými měsíčními poplatky za každého uživatele jsme navrhli čistou, rychlou webovou aplikaci na míru, která řeší přesně to, co firma potřebuje:

• Přehledné rozhraní (Next.js & React): Systém funguje na počítači v kanceláři i na odolných tabletech přímo ve skladu a na montážích.
• Spolehlivá databáze (PostgreSQL): Rychlé odezvy, žádné padání při souběžné práci celého týmu a bezpečné ukládání historie všech změn.
• Automatické napojení na účetnictví: Faktury, kontakty i skladové zásoby se synchronizují obousměrně bez nutnosti lidského zásahu.
• Bankovní API: Jakmile dorazí platba na účet, systém zakázku sám označí jako zaplacenou a pošle signál do skladu k zabalení.

Jak probíhalo nasazení (7 týdnů krok za krokem)

Vývoj i přechod jsme naplánovali tak, aby firma nemusela omezit provoz ani na jediný den:

1. 1.–2. týden (Mapování procesů): Prošli jsme zakázku od A do Z přímo s lidmi z kanceláře i skladu.
2. 3.–5. týden (Vývoj a integrace): Postavili jsme jádro systému a napojili účetnictví, banku i dopravce.
3. 6. týden (Převod dat a zaškolení): Převedli jsme 12 000 historických záznamů z Excelu a ukázali týmu, jak systém ovládat.
4. 7. týden (Ostré spuštění): Přepnuli jsme na nový systém a první dny byli přímo na místě pro okamžitou podporu.

Závěr: Systém, který roste společně s firmou

Největší výhodou řešení na míru od Foxmate je 100% vlastnictví zdrojového kódu. Klient neplatí žádné měsíční poplatky za další přidané uživatele, sklady či pobočky. Kdykoliv firma potřebuje přidat nový modul (např. automatické plánování servisních tras techniků nebo integraci AI asistentky Emy), modul doprogramujeme v řádu dnů.

Máte ve firmě podobná úzká hrdla? Spočtěte si orientační rozpočet a harmonogram digitalizace ve formuláři níže nebo se nám přímo ozvěte na nezávaznou konzultaci.