Pohoda a Helios vs. Zakázkové ERP: Kdy se firmě vyplatí vlastní systém a jak ušetřit na licencích

Účetní program není operativní systém pro celý tým

V českém byznysovém prostředí existuje rozšířený omyl: „Máme koupenou Pohodu (nebo Helios / Money S3), takže máme vyřešený firemní systém.“

Po několika měsících provozu však majitelé zjišťují tvrdou realitu. Účetní programy Stormware Pohoda nebo Asseco Helios jsou špičkové nástroje pro daňovou evidenci, mzdové účetnictví, DPH a kontrolní hlášení. Byla však vyvinuta před více než 20 lety jako monolitické desktopové aplikace pro účetní sedící u počítače v kanceláři.

Problém nastává ve chvíli, kdy v tomto programu chcete řídit skladníky se čtečkami kódů, montážní techniky na lešení, obchodníky v terénu nebo dispečink zakázek. Rozhraní je přeplněné stovkami účetních políček, na mobilním telefonu je nepoužitelné a každá další uživatelská licence stojí tisíce korun měsíčně.

3 zásadní limity krabicového účetnictví v moderním provozu

1. Extrémní náklady na uživatelské licence

Chcete dát přístup do systému 15 montážníkům v terénu, aby viděli termíny zakázek, a 5 skladníkům, aby potvrzovali výdej materiálu? U krabicového ERP musíte pro každého z nich koupit plnohodnotnou licenci v ceně 800 až 2 500 Kč měsíčně. Za 20 lidí platíte 200 000 až 600 000 Kč ročně jen za to, že mohou potvrdit jedno tlačítko na displeji.

2. Nemožnost práce na mobilních zařízeních v terénu

Zkuste spustit desktopovou Pohodu nebo Helios na mobilním telefonu montážníka v montérkách. Je to nemožné. Krabicové programy vyžadují vzdálenou plochu (RDP), která je pomalá, padá při slabém signálu a na malém displeji nelze prstem trefit miniaturní ovládací prvky.

3. Zastaralé uživatelské rozhraní a vysoká chybovost

Nové zaměstnance musíte týdny zaškolovat, aby pochopili složitou logiku účetních karet. Výsledkem je, že lidé dělají chyby, překlikávají se v číselnících a raději si stejně vedou vlastní pomocné tabulky v Excelu.

Ideální hybridní model: Pohoda na pozadí + Zakázkové webové rozhraní pro tým

Nejrozumnější cesta, kterou ve Foxmate úspěšně aplikujeme u desítek klientů, nespočívá v tom, že byste museli Pohodu vyhodit. Naopak!

Zachovejte Pohodu v účtárně pro daně a mzdy, ale pro celý zbytek firmy postavte lehké, bleskově rychlé webové rozhraní na míru bez licenčních poplatků.

Jak tento hybridní model funguje v praxi:

1. Skladníci a technici pracují v moderní webové aplikaci Foxmate na levných tabletech či mobilech. Rozhraní obsahuje pouze 3 velká přehledná tlačítka (Příjem, Výdej, Protokol).
2. Zákazníci mají k dispozici samoobslužný B2B portál, kde zadávají poptávky a stahují faktury bez volání na dispečink.
3. Data se přes API automaticky propisují do Pohody/Heliosu: Systém Foxmate se přes XML / REST API obousměrně synchronizuje s vaším účetnictvím. Jakmile technik v terénu podepíše se zákazníkem předávací protokol, v Pohodě se automaticky vystaví faktura a odepíše položka ze skladu.

Finanční srovnání na 3 roky: Kdy se přechod vyplatí?

Pokud máte ve firmě více než 10 lidí, kteří potřebují pracovat se zakázkami, skladem či evidencí práce, zakázkové webové rozhraní od Foxmate se vám zaplatí během prvního roku provozu čistě z ušetřených licenčních poplatků krabicového ERP.

• Náklady na licence pro 20 uživatelů u krabice za 3 roky: cca 540 000 Kč (systém nevlastníte).
• Vývoj zakázkového webového rozhraní Foxmate: cca 160 000 – 240 000 Kč jednorázově. Měsíční licence za uživatele: 0 Kč navždy. Kód leží na vašem GitHubu.

Regionální zkušenosti: Praha, Brno, Olomouc a Ostrava

Tento hybridní model úspěšně provozujeme pro klienty napříč republikou:

• V Praze a Středních Čechách: Propojujeme Pohodu s velkoobchodními e-shopy a B2B klientskými portály s automatickým párováním plateb.
• V Brně a na jižní Moravě: Stavíme nad stávajícím ERP zakázkové dispečerské kalendáře pro servisní techniky.
• V Olomouci a na střední Moravě: Řešíme tabletové odvádění práce ve výrobních dílnách s přímou synchronizací kusovníků do účetního softwaru.
• V Ostravě a Moravskoslezském kraji: Nasazujeme PWA aplikace pro montážníky s offline režimem na stavbách.

Chcete ušetřit na licencích a zrychlit práci svého týmu?

Ozvěte se nám. Náš seniorní architekt Adam Bešina s vámi nezávazně projde vaše stávající účetnictví a navrhne přesný plán API propojení bez přerušení vašeho provozu.