1. Vzorec dokonalého zadání: Rámec R – K – Ú – F
Použijte u každého důležitého úkolu
R
Role (Kdo jsi)
„Jsi seniorní obchodní manažer / datový analytik / právní revizor...“
K
Kontext (Podklady)
„Zde je e-mail od klienta, náš ceník a hlavní konkurenční výhody...“
Ú
Úkol (Co udělat)
„Navrhni 2 varianty odpovědi, spočítej návratnost a vyvrát námitku o ceně...“
F
Formát (Podoba)
„Stručně, bez klišé, max 160 slov + přehledná tabulka na závěr.“
2. Hotové firemní prompty k okamžitému použití (Obchod, Admin & Excel)
Stačí doplnit text v [HRANATÝCH ZÁVORKÁCH]
01 • Blesková cenová nabídka ze surových poznámek
„Jsi B2B obchodní ředitel. Zde jsou mé poznámky z hovoru s klientem: [VLOŽIT POZNÁMKY]. Sepiš profesionální nabídku: 1) Shrnutí jejich situace, 2) Náš návrh řešení ve 3 bodech, 3) Cena a harmonogram, 4) Výzva k dalšímu kroku. Piš věcně a bez frází.“
02 • Shrnutí dlouhého e-mailového vlákna a úkoly
„Přečti si toto e-mailové vlákno: [VLOŽIT TEXT]. Vypiš v odrážkách: 1) Na čem se strany shodly, 2) Co zůstává nevyřešené, 3) Konkrétní seznam úkolů pro mě a návrh stručné odpovědi, která posune jednání ke schválení.“
03 • Zápis z porady (Action Items Tabulka)
„Z přiloženého přepisu/poznámek z porady vytvoř strukturovaný zápis: 1) Hlavní rozhodnutí (max 4 body), 2) Tabulka úkolů se sloupci: Úkol | Zodpovědná osoba | Termín | Priorita, 3) Rizika, která zazněla.“
04 • Tvorba vzorce pro český Excel
„Jsi expert na MS Excel. V listu ‚Sklad‘ mám ve sloupci B kódy produktů a v E počet kusů. V listu ‚Objednávky‘ potřebuji do sloupce D dotáhnout počet kusů podle kódu ve sloupci A. Napiš mi přesný vzorec pro český Excel (se středníky).“
05 • Extrakce položek z PDF faktury / dodacího listu
„Vytáhni z přiloženého PDF dokumentu veškeré fakturované položky a vypiš je do čisté tabulky se sloupci: Kód | Název položky | Množství | MJ | Cena za MJ bez DPH | Celkem bez DPH. Zkontroluj, zda součet řádků sedí s celkovou částkou.“
06 • Diplomatické zamítnutí slevy / vyjednávání
„Klient žádá o 15% slevu z naší nabídky [VLOŽIT KONTEXT]. Napiš zdvořilou, ale pevnou partnerskou odpověď: vysvětli hodnotu a garance, které držíme, a nabídni buď zachování ceny s drobným bonusem, nebo zúžení rozsahu o [POLOŽKA].“
3. Pokročilé prompty pro management, revize smluv a stavbu asistentů
07 • Rychlá revize rizik v dodavatelské smlouvě
„Jsi firemní právní analytik chránící zájmy objednatele. Projdi přiložený návrh smlouvy a vypiš: 1) Všechny jednostranně nevýhodné klauzule a pokuty, 2) Skryté poplatky či automatické prodlužování (vendor lock-in), 3) Návrh přesného znění úpravy u každého bodu.“
08 • Hloubková analýza prodejní / provozní tabulky
„Analyzuj přiloženou tabulku výsledků za poslední kvartál. Identifikuj: 1) Top 20 % produktů/zakázek tvořících 80 % marže, 2) Slepá místa nebo ztrátové položky, 3) 3 konkrétní doporučení pro ředitele firmy na příští měsíc podložená čísly z tabulky.“
09 • Oponentura firemního rozhodnutí (Ďáblův advokát)
„Zvažujeme ve firmě toto rozhodnutí: [POPSAT ZÁMĚR / INVESTICI]. Vžij se do role kritického člena představenstva. Polož mi 5 nejnepříjemnějších otázek, ukaž 3 skrytá rizika, která jsme možná přehlédli, a navrhni, jak je předem ošetřit.“
10 • Šablona instrukcí pro vlastního AI asistenta (Custom GPT)
„Jsi interní asistent firmy [NÁZEV]. Tvým úkolem je pomáhat týmu podle nahraných dokumentů. Pravidla: 1) Vycházej výhradně z přiložených souborů, 2) Pokud odpověď v dokumentech není, nikdy si nevymýšlej a napiš ‚Tato informace není ve směrnici‘, 3) Odpovídej stručně v bodech.“
4. Semafor bezpečnosti firemních dat & GDPR v AI
Závazná pravidla pro všechny zaměstnance
🟢 ZELENÁ: Bezpečné použít
- Veřejné ceníky a katalogy
- Marketingové a webové texty
- Tvorba vzorců do Excelu a maker
- Běžné obchodní a průvodní e-maily
🟡 ŽLUTÁ: Nutno anonymizovat
- Smlouvy (smazat jména, IČO, adresy)
- Exporty z ERP (odstranit sloupce s kontakty)
- Zápisy z porad (uvádět jen křestní jména / iniciály)
🔴 ČERVENÁ: Přísně zakázáno
- Hesla, přihlašovací údaje, API klíče
- Rodná čísla, mzdové listy, zdravotní data
- Kompletní databáze zákazníků se soukromými kontakty
5. Zlaté pravidlo: Kdy přestat kopírovat do chatu a nasadit plnou automatizaci?
Pravidlo 10 opakování: Pokud v týmu kopírujete stejný typ dokumentu (faktury, objednávky, poptávky z e-mailu do Pohody/Heliosu/Excelu) více než 10× denně ručně do ChatGPT, ztrácíte čas. Takový proces umíme ve Foxmate.cz plně zautomatizovat na pozadí přes API nebo pomocí firemní asistentky Ema AI.
Konzultace automatizace:
adam.besina@foxmate.cz